Systemberatung

»Die komplexen und verzahnten Systeme der Technischen Kommunikation erfordern eine sorgfältige konzeptionelle Vorbereitung, systematische Systemauswahl und professionelle Implementierung. Nur so lassen sich die Erwartungen der Anwender erfüllen und nachhaltiger Nutzen durch die IT-Systemlandschaft sicherstellen.«

Marco Hattemer, Senior Consultant

Systemlandschaft in der Technischen Kommunikation

Wir kennen die typische Systemlandschaft, die im Bereich der Technischen Kommunikation im Einsatz ist, um anforderungsgerechte Informationen effizient zu erstellen, zu verwalten und zu publizieren:

  • Redaktionssysteme / Component Content Management Systeme / CCMS
  • Katalogsysteme / Product Information Management Systeme / PIM
  • Übersetzungssysteme / Translation Memory Systeme / TMS
  • Terminologieverwaltungs- und -kontrollsysteme / TVS und TKS
  • Informationsverteilungssysteme / Content Delivery Portale / CDP

Sprechen Sie uns auf Ihre konkreten Aufgabenstellungen rund um die Auswahl, Einführung oder Optimierung von IT-Systemen an. Unsere umfassende hersteller- und lösungsunab­hängige Beratung wird modular auf Ihre Wünsche und Bedarfe zugeschnitten.

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Redaktionssysteme / CCMS

Ein Redaktionssystem – auch Component Content Management System / CCMS genannt – übernimmt eine Vielzahl von zentralen Aufgaben in der Technischen Kommunikation. Wie bei einem Uhrwerk müssen dabei alle Rädchen ineinandergreifen, um am Ende der Prozessketten das gewünschte Ergebnis sicherzustellen:

  • Modularisierung und Metadaten
  • Reuse und Wiederverwendung von Inhalten
  • Versionierung und Variantenmanagement
  • Sprach-, Lokalisierungs- und Übersetzungsmanagement
  • Workflow- und Projektmanagement

Auf dem Markt haben sich eine Vielzahl von Anbietern etabliert, die Systemlösungen für diese und weitere Aufgabenstellungen versprechen. Wir kennen den Markt, die Systeme und die Best Practice-Lösungen und führen Sie sicher durch den Anbieterdschungel.

Darüber hinaus unterstützen wir Sie aus einer Hand bei der redaktionellen Konzeption und Standardisierung, um auch Ihre Inhalte fit für Redaktionssysteme zu machen.

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Systemstrategie

Eine klare Strategie für den Einsatz und die Verzahnung der benötigten Systeme hilft bei nachhaltigen Entscheidungen. So lassen sich aus dem ständigen Wandel, dem unsere Branche unterworfen ist, Chancen für die Zukunft generieren.

Sie stehen aktuell vor einer der folgenden oder einer ähnlichen Aufgabestellung?

  • Fortschreiten der Digitalisierung oder Einführung eines digitalen Zwillings des Produkts
  • Printreduktion oder Fokuswechsel auf die elektronische Informationsbereitstellung
  • Verzahnung von "klassischen" textuellen Informationen mit Instruktionsvideos, Animationen, AR/VR-Anwendungen usw.
  • Verteilung und Aktualisierung von Informationen in Content Delivery Portalen / CDP

Bei diesen und ähnlichen Aufgaben stellt sich die Frage nach führenden und abhängigen Systemen, Schnittstellen, organisatorischen Strukturen und Verantwortlichkeiten und nicht zuletzt nach den Wünschen, Anforderungen und Bedarfen der Zielgruppen und sonstigen Stakeholdern.

Wir unterstützen Sie zielgerichtet

  • Ermitteln der strategischen Ziele für Ihr Informationsmanagement
  • Analyse der bestehenden Informationslandschaft (Systeme, Prozesse, Schnittstellen)
  • Erstellung einer umfassenden Systemstrategie und eines Zeit- und Kostenplans für die Umsetzung, Implementierung und Integration in Ihre IT-Landschaft
  • Kosten-Nutzen-Rechnung (ROI) und Argumentation der Systemstrategie für Ihren Projektantrag

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Systemauswahl

IT-Systeme und Anbieter gibt es viele auf dem Markt. Doch welche Lösung passt am besten zu Ihren Anforderungen und Bedürfnissen? Und wie kommen Sie am schnellsten zu einer fundierten Entscheidung und minimieren Ihre Investitionsrisiken?

Die Basis für eine systematische und methodische Systemauswahl bilden in jedem Fall Ihre konkreten Anforderungen. Mögliche Anforderungsquellen sind dabei:

  • Wünsche und Erwartungen der direkten (und indirekten) Stakeholder des Systems
  • Informationsprozesse und Schnittstellen
  • Rechtliche und normative Anforderungen Ihrer Branche
  • IT-Vorgaben, Mengengerüste und ähnliche Rahmenbedingungen

Für eine Vielzahl von IT-Systemen haben wir bereits umfangreiche Kataloge mit typischen Anforderungen zusammengestellt. So können wir mit geringem Zeit- und Kosteneinsatz durch gezielte Anpassung und Erweiterung Ihre konkreten Anforderungen an das IT-System ermitteln.

Wir beraten Sie über den gesamten Prozess der Systemauswahl

  • Anforderungsanalyse, Erstellen eines Anforderungskatalogs und Ausschreibung
  • Erarbeiten von redaktionellen Use-Cases und Erstellen eines Lastenhefts
  • Systempräsentation anhand von Use Cases und Entscheidungsmatrix
  • Kostenvergleich und Bewertung von Angeboten

 

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Systemeinführung

Die Einführung eines neuen IT-Systems kostet Zeit und Ressourcen, die im Tagesgeschäft häufig nicht zur Verfügung stehen. Dabei hilft gerade ein systematisches Vorgehen bei der Implementierung mögliche Investitionsrisiken zu minimieren.

Auch wenn moderne IT-Systeme umfangreiche Funktionalitäten "out-of-the-box" bieten: Die Komplexität der Systeme und die Notwendigkeit, sie mit den Arbeitsabläufen zu verbinden, erfordern viel Abstimmung mit dem Hersteller.

Wir begleiten die Implementierung Ihres Systems

  • Übernahme des Projektmanagements und Kommunikation mit dem Systemanbieter
  • Erstellen eines Pflichtenhefts und Abstimmen notwendiger Anpassungen und Implementierungen mit dem Systemanbieter
  • Erstellen eines Testkonzepts / Test-Cases und Unterstützung bei Test und Systemabnahme
  • Abstimmen und Überwachen von Change Requests währen der Implementierung
  • Erstellen eines Konzepts für den Rollout auf Abteilungen und Standorte
  • Erstellen eines Schulungskonzepts und Unterstützung beim Know-how-Transfer

 

 

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System "retten" und optimieren

Systeme laufen nicht immer rund. Die Gründe hierfür können vielfältig sein. Doch viele Schwachstellen lassen sich zum Glück auch ohne Systemwechsel beheben. Wir leisten schnelle erste Hilfe und bieten nachhaltige Unterstützung zur Systemoptimierung.

Die Ursachen für Schwierigkeiten liegen nicht selten darin, dass System, Prozesse und redaktionelle Inhalte nicht aufeinander abgestimmt sind. Bestehende Arbeitsweisen, Datenstrukturen, Inhalte und Ausgabeformate wurden aus Zeit- oder Ressourcengründen einfach auf das neue System übertragen, ohne sie zu hinterfragen.

Unser Erste-Hilfe-Baukasten, damit es wieder rund läuft:

  • Analyse der Informationsprozesse, der IT-Systemlandschaft und der Schnittstellen
  • Analyse der Daten- und Informationsqualität der redaktionellen Inhalte
  • Aktualisieren und Anpassen der redaktionellen Konzepte, Prozesse und System-Konfigurationen
  • Schulung und redaktionelles Coaching zur Anwendung der neuen Konzepte

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Datenmodell / XML-Schema

Bei der Einführung eines XML-basierten Redaktionssystems haben Sie die Qual der Wahl: Nutzen Sie das mitgelieferte XML-Schema, passen Sie es an Ihre spezifischen Wünsche an oder entwickeln Sie ein eigenes Datenmodell?

Die XML Schema Definition / XSD hat sich als führender Standard für XML-basierte Datenmodelle etabliert. Moderne Datenmodelle sind Topic-orientiert und definieren funktionale und semantische Strukturen.

Zu den bewährten Standard-Datenmodellen am Markt gehören z. B.:

  • DITA (Darwin Information Typing Architecture)
  • PI-Mod
  • DocBook V5.x
  • S1000D (Datenmodell des Luftfahrt-Standards)

Wir kennen die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Lösungen und helfen Ihnen, das richtige Datenmodell zu finden und an Ihren Bedarf anzupassen.

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