Digitalisierung
»Digitalisierung in der Technischen Kommunikation bedeutet nicht, nur die Anleitung auf die Webseite zu laden und ein Instruktionsvideo zu veröffentlichen. Digitalisierung bedeutet, durchgängige digitale Daten- und Informationsketten im Unternehmen, zu Lieferanten und zu Kunden zu schaffen. So entsteht die Basis für eine moderne und nachhaltige Produktkommunikation.«
Roland Schmeling, CEO
Digitale Betriebsanleitung und Printreduktion
Viele Anleitungen werden gedruckt, nicht weil der Gesetzgeber dies fordert, sondern weil sich rechtliche Unsicherheiten in den Unternehmen hartnäckig halten. Produktsicherheitsrechtlich ist die wichtigste Frage, ob es sich bei dem Produkt um ein Verbraucherprodukt handelt.
- Bei Produkten, die nahezu ausschließlich professionell genutzt werden (B2B), ist in Europa und oft weit darüber hinaus der Weg zu einer digitalen Anleitung in den allermeisten Fällen frei. Allerdings müssen auch hier wichtige Voraussetzungen erfüllt werden, beispielsweise die Druckbarkeit, Speicherbarkeit und die Verfügbarkeit über die gesamte Produktlebensdauer.
- Für Verbraucherprodukte sind deutlich engere Grenzen gesetzt. Dennoch lassen sich konzeptionell sehr häufig lohnende Printreduktionen erzielen.
Mit einer Analyse schaffen wir Klarheit über die rechtlichen Rahmenbedingungen und Reduktionspotenziale. Auf dieser Basis entwickeln wir konkrete Umsetzungsvorschläge, die den Einstieg in die Erstellung digitaler Informationsprodukte erleichtern.
Digitalrecht
Neue Möglichkeiten, wie die digitale Anleitung und der digitale Produktpass eröffnen Chancen und werfen gleichzeitig neue rechtliche Fragen und Unsicherheiten auf. Für viele Unternehmen ist schwer zu beurteilen, welche Anforderungen tatsächlich relevant sind und welche konkreten Maßnahmen sich daraus ergeben.
Allein in Europa gibt es eine große Zahl an Rechtsvorschriften, die im Rahmen der Digitalisierung berücksichtigt werden müssen:
- Ökodesign-Verordnung mit wichtigen Regeln zum Digitalen Produktpass (DPP), entsprechende delegierte Rechtsakte zu den Produktgruppen und zum DPP-System
- Verordnungen der Digitalpolitik: Cyber Resilience Act, Cybersecurity Act, KI-Verordnung, DSG-VO, Data Governance Act, Data Act, NIS-2, Digital Services Act, Digital Markets Act
- Produktregulierungen mit digitalen Anforderungen: Batterie-Verordnung, Bauprodukte-Verordnung, Detergenzien-Verordnung
- Zivilrechtliche Anforderungen: Neue Produkthaftungsrichtlinie, Vertrags- und Lizenzrecht und deliktische Produzentenhaftung
- Allgemeine Produktsicherheit (Produktsicherheitsverordnung) und Verordnung zur Barrierefreiheit
Mit dem klaren Fokus auf die Technische Kommunikation unterstützen wir Sie bei der Einordnung und Bewertung dieser Anforderungen. Gemeinsam mit unseren Partnern und auf Wunsch mit Kanzleien und Dienstleistern auf Ihrer Seite erarbeiten wir klare und belastbare Aussagen.
Unternehmensweites Datenkonzept
Informationen werden mehrfach gepflegt, Daten widersprechen sich und wichtige Zusammenhänge zwischen Produkten, Dokumenten und Systemen gehen verloren. Die Folge sind nicht nur hohe manuelle Aufwände, sondern auch die Digitalisierung wird behindert. Häufige Ursachen sind beispielsweise:
- Alte Datenbestände
- Datensilos
- fehlende, unzureichende oder nicht koordinierte Metadaten
- unklare Verantwortlichkeiten und Mandate
- mangelnde Schnittstellen
- undefinierte Prozesse.
Mit einer klaren Analyse schaffen wir Transparenz über die Optimierungspotenziale in Ihrer Datenlandschaft. Somit können wir gemeinsam mit Ihnen in nachfolgenden Workshops ein Datenkonzept entwickeln, welches einen zentralen Baustein für Ihre Digitalisierungsstrategie bildet.
Automatisierung und KI-Einsatz
KI wird die kompetenten Mitarbeitenden nicht ersetzen. Aber die Entwicklung ersetzt Menschen, die nicht mit KI arbeiten, durch Menschen, die mit KI arbeiten. Diesem Fazit des Neurologen Manfred Spitzer schließen wir uns an. Wer KI erfolgreich einsetzen will, muss „KI“ weiterdenken. Es geht nicht nur um generative KI und Large Language Modelle, sondern auch um eine gelungene Verbindung semantischer Technologien mit generativer KI und um die Positionierung des „Human in the Loop“. Denn so behalten Sie die Kontrolle.
Unsere Erfahrungen zeigen: Die Aufgaben in der Technischen Kommunikation verlagern sich immer weiter von den Routineaufgaben hin zu konzeptionellen und strategischen Aufgaben und dem Gestalten, Nutzen und Kontrollieren der Aufgaben im Sinne eines Informationsmanagements. Sie werden NICHT WENIGER, aber WIRKSAMER.
Um diese Wertschöpfung gezielt zu maximieren, analysieren wir die vorhandenen Daten und Prozesse und identifizieren das Automatisierungspotenzial. Wir beziehen die Möglichkeiten der vorhandenen Systeme mit ein und leiten eine qualifizierte Potenzialliste ab.
Mit diesem systematischen Ansatz lassen sich die Automatisierungspotenziale umfassend erkennen und heben, mit einem hohen Maß an Investitionssicherheit.
KI wird die kompetenten Mitarbeitenden nicht ersetzen. Aber die Entwicklung ersetzt Menschen, die nicht mit KI arbeiten, durch Menschen, die mit KI arbeiten. Diesem Fazit des Neurologen Manfred Spitzer schließen wir uns an.
Wer KI erfolgreich einsetzen will, muss „KI“ weiterdenken. Es geht nicht nur um generative KI und Large Language Modelle, sondern auch um eine gelungene Verbindung semantischer Technologien mit generativer KI und um die Positionierung des „Human in the Loop“. Denn so behalten Sie die Kontrolle.
Organisation und Prozesse
Die Digitalisierung verändert nicht nur Informationsprodukte, Daten oder Systeme. Sie verändert auch Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzanforderungen in der Technischen Kommunikation.
Mit dem Siegener Modell haben wir einen systematischen Ansatz entwickelt, um Rollen, Mandate und Kompetenzen in der Technischen Kommunikation transparent zu strukturieren. Das Modell unterstützt Unternehmen bei Personalgewinnung, Ressourcenplanung, Kompetenzentwicklung und dem Aufbau zukunftsfähiger Redaktionsorganisationen.
Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse im Hinblick auf die Anforderungen der Digitalisierung. So schaffen wir die organisatorischen Voraussetzungen für durchgängige Informationsprozesse und eine nachhaltige Weiterentwicklung Ihrer Technischen Kommunikation.
Mehr zum Siegener Modell: [Link?]
Der Digitale Produktpass
Für Hersteller stellt die Einführung des digitalen Produktpasses vor allem die folgende Herausforderung dar: Informationen liegen häufig bereits in verschiedenen Unternehmensbereichen und IT-Systemen vor, aber sie müssen zusammengeführt, qualitätsgesichert und aktuell gehalten werden.
Der Digitale Produktpass bündelt wichtige Informationen zu einem Produkt über dessen gesamten Lebenszyklus: von technischen Daten und Materialien über Nachhaltigkeits- und Konformitätsinformationen bis hin zu Wartung, Reparatur und Recycling. Die Daten müssen strukturiert, maschinenlesbar und für unterschiedliche Akteure zugänglich sein. Das bedeutet, dass Daten, Prozesse und Systeme richtig zusammenspielen müssen.
Wer frühzeitig startet, kann nicht nur regulatorische Anforderungen besser erfüllen, sondern den Produktpass auch für mehr Transparenz, effizientere Serviceprozesse und neue digitale Geschäftsmodelle nutzen.
Mehr zum Digitalen Produktpass: Dieser Beitrag zeigt Anforderungen, typische Umsetzungsszenarien und konkrete erste Schritte für Unternehmen.
Zum Digitalen Produktpass bieten wir mit unserem Partner Parson AG ein Inhouse-Seminar an. Dazu mehr Informationen hier.