Systemberatung

Redaktionssysteme unterstützen Technische Redakteurinnen und Redakteure bei der Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten. XML-Technologien und Datenbanken erhöhen die Arbeitseffizienz deutlich.

Häufig auftretende Probleme: Das Redaktionsteam überschreitet regelmäßig seine Kapazitätsgrenzen, die Kosten der Dokumentationserstellung liegen vor allem im Bereich der Übersetzungskosten deutlich über den Erwartungen. Der Einsatz eines Redaktionssystems kann die Effizienz eines Redaktionsteams erheblich verbessern.

Einführung Redaktionssystem

Bei der Implementierung eines Redaktionssystems legen wir besonderen Wert auf die gründliche Vorbereitung auf der Inhalts- und Prozessseite.

Wir ermitteln mit den Kunden die vorhandenen Potenziale Ihrer redaktionellen Arbeit. Dazu analysieren wir alle Dokumente, Arbeitsprozesse und die Toollandschaft. Ausgehend von den ermittelten Potenzialen beschreiben wir die zukünftigen Dokumente und Arbeitsprozesse sowie die Anforderungen an die Toollandschaft. Wir unterstützen Sie in der Kommunikation mit dem Redaktionssystem-Hersteller und überwachen auf Wunsch die Implementierung Ihrer Anforderungen in das Redaktionssystem. Die Einbettung des neuen Tools in den Redaktionsalltag unterstützen wir durch ganzheitliche Schulungen. Hier liegt der Schwerpunkt auf der Verbindung von Redaktionssystem, Arbeitsweise und Inhalten.

Wir begleiten Sie im gesamten Projekt von der Problemanalyse über individuelle Lösungsempfehlungen und unabhängige Beratung bei der Herstellerwahl bis zur gesamten Einführung des neuen Redaktionssystems: Wir formulieren Ihre Anforderungen präzise und vollständig und betreuen Implementierung und optimalen Einsatz für Ihr Team. Dafür nutzen wir unsere langjährigen Erfahrungen aus zahlreichen Projekten mit den führenden Herstellern von Redaktionssystemen.

Konzeptionelle Vorbereitung

Zur systematischen Einführung eines Redaktionssystems gehört unabdingbar eine saubere konzeptionelle Vorbereitung. Nicht nur die technischen Anforderungen werden ermittelt, sondern vor allem auch die inhaltlichen. Aus ihnen schließen wir auf das geeignete Datenmodell. Wie die Inhalte im Redaktionssystem granuliert und modularisiert werden, planen wir im Vorfeld ebenso. Mit der Modularisierung erhalten Sie den Satz an Metadaten, die Sie benötigen, um Ihre Inhalte im Redaktionssystem optimal zu verwalten.

Datenmodelle

Zur Erstellung von Inhalten in einer XML-Umgebung ist ein Datenmodell notwendig. Es richtet sich danach, welche Dokumente erstellt und wie Inhalt strukturiert werden sollen. Bei der Einführung eines Redaktionssystems haben Sie die Qual der Wahl: Es gibt bewährte Standard-Datenmodelle und die Möglichkeit, ein eigenes Datenmodell zu entwickeln. Zu den Standard-Datenmodellen gehören:

  • DITA (Darwin Information Typing Architecture)
  • PI-Mod
  • DocBook
  • S1000D (Datenmodell des Luftfahrt-Standards)

Gemeinsam mit Ihnen wählen wir das geeignete Datenmodell aus. Dabei berücksichtigen wir die Anforderungen Ihrer Inhaltsstrukturen genauso wie z. B. branchenspezifische Bedarfe. Wo notwendig, passen wir das gewählte Modell an.

Systemauswahl

Um ein geeignetes Redaktionssystem auszuwählen, stellt der Kunde seine Anforderungen in einer Spezifikation zusammen – z. B. in Form eines klassischen Lastenhefts.

Die Spezifikation stellt zum einen sicher, dass alle Anforderungen vollständig und konsistent sind. Zum anderen ermöglicht es den Anbietern von Redaktionssystemen, die Leistungen ihres Systems einzuordnen. Neben dem klassischen Lastenheft hilft hier z. B. eine Checkliste.

Gemeinsam entscheiden wir uns für die geeignete Form der Spezifikation. Wir verständigen uns mit Ihnen über die Darstellungsmethoden, z. B. UML-Diagramme oder Requirements. Mit Hilfe der Spezifikation können die Leistungen einzelner Redaktionssysteme bei den Redaktionssystem-Herstellern gezielt abgefragt und bewertet werden.

Implementierung

Die Einführung eines Redaktionssystems kostet Ressourcen und Zeit, die im Tagesgeschäft häufig nicht zur Verfügung stehen.

Zu Ihrer Entlastung übernehmen wir auf Wunsch die Kommunikation mit Ihrem Lieferanten. So reduziert sich Ihr Aufwand in der Projektorganisation. Sie können sich auf das Tagesgeschäft und die inhaltliche Projektarbeit konzentrieren.

Kosten-Nutzen-Analyse

Lohnt sich die Einführung eines Systems? Eine Kosten-Nutzen-Analyse gibt die erforderlichen Antworten.

Die Einführung neuer Prozesse oder Tools erfordert zunächst eine Investition. Wir ermitteln auf Basis der analysierten Potenziale das Verhältnis zwischen den Kosten und diesen Potenzialen. Auf dieser Grundlage liefern wir Ihnen belastbares Material, in welchem Zeitraum Ihre Investition den ROI-Punkt erreichen kann.

Nutzungsoptimierung Redaktionssystem

Redaktionssysteme sind Profi-Tools. Richtig in den Informationsprozess eingebettet, unterstützen sie langfristig die effiziente Dokumentationserstellung.

Die Einführung eines Redaktionssystems soll schnell gehen. Deshalb werden häufig die bestehenden Arbeitsweisen, Datenstrukturen und Ausgabeformate auf das neue System übertragen. Dieses Vorgehen kann zu kurzfristigen Einsparungen führen, beispielsweise durch Übersetzungsmanagement-Funktionen; die langfristigen Einsparungs- und Entwicklungspotenziale liegen jedoch brach.

Um das ganze Potenzial der Arbeit mit einem Redaktionssystem zu heben, brauchen Sie geeignete Methoden und Konzepte, beispielsweise für die Standardisierung, die Integration von Redaktionsleitfäden, die Wiederverwendung und das Single-Sourcing. Dabei müssen die Besonderheiten des eingesetzten Redaktionssystems berücksichtigt werden. Die Methoden und Konzepte können sowohl während als auch nach der Einführungsphase entwickelt werden.

Auf Basis einer Analyse Ihres Datenbestands, Ihrer bestehenden Informationsprozesse und -logistik sowie der Anforderungen an Ihre Produktdokumentation entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen die Konzepte, mit denen Sie die verborgenen Potenziale heben. Dabei berücksichtigen wir die Besonderheiten Ihres Redaktionssystems. Wir unterstützen Sie bei der Integration der Konzepte in Ihre Schreibumgebung, beispielsweise durch Schulungen, Coachings und die Definition von Systemerweiterungen und -konfigurationen.

Word-Vorlage

Mit stabilen Dokumentvorlagen für Microsoft Word erstellen Sie auch umfangreiche Dokumente schnell und konsistent.

Die Mitglieder Ihres Teams erstellen Word-Dokumente mit unterschiedlichen Layouts und inkonsistenter Formatierung. Die Dokumente lassen sich nicht ohne Probleme an unterschiedlichen Arbeitsplätzen bearbeiten. Der technische Aufwand steht dadurch in keinem Verhältnis zur inhaltlichen Pflege der Dokumente. Wenn das Team eine einheitliche Dokumentvorlage einsetzt, sehen Ihre Dokumente konsistent aus.

Wir empfehlen zusätzlich einen Redaktionsleitfaden: Damit verankern Sie die Kriterien der Dokumentvorlage nachhaltig im Team. In Verbindung mit dem Redaktionsleitfaden und geeigneten Funktionen der Word-Vorlage werden die Autoren beim Erstellen anwenderfreundlicher Texte optimal unterstützt.

Gemeinsam mit Ihnen besprechen wir die Gestaltungselemente Ihrer Dokumentvorlage. Dabei orientieren wir uns an funktionalen Gesichtspunkten. Wir setzen die einheitliche Dokumentvorlage um und schulen Ihre Mitarbeiter im Umgang damit. Bei Bedarf legen wir in einem Redaktionsleitfaden fest, wie die einzelnen Gestaltungselemente verwendet werden sollen.

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Authoring Assistance in der technischen Kommunikation

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Variante erkannt, Variante gebannt

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Höhere Qualität durch Ergonomie im Schreibprozess (tekom 2011)

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