Standardisierung

Für ein Standardisierungsvorhaben technischer Informationen muss man heute keine Lanze mehr brechen. Jeder ist davon überzeugt, dass der Überlebenskampf im Überinformationsdschungel nur mit systematischer Entwicklung und medienübergreifender Wiederverwendung standardisierter Informationen gewonnen werden kann.

Im Mittelpunkt der Informationsstandardisierung steht das Festlegen geeigneter Regeln, schriftlich definiert in einem Redaktionsleitfaden. Der Redaktionsleitfaden umfasst dabei alle Aspekte der Redaktion, von den Regeln des regelbasierten Schreibens bis zur Publikation gemäß eines zielgruppenorientierten Medienkonzepts.

Ein abgestimmtes Terminologiemanagement stellt die konsistente Verwendung Ihrer Fachbegriffe sicher. Dies sorgt für Verständlichkeit und senkt Übersetzungskosten. Redaktionsleitfaden und Terminologiemanagement bilden wichtige Grundlagen für den Einsatz von Authoring-Assistance-Tools.

Redaktionsleitfaden

Ein Redaktionsleitfaden ist ein unternehmensinterner Standard. Er regelt die Konsistenz und Qualität der Produktdokumentation und ermöglicht deren ökonomische Erstellung.

Die meisten Unternehmen haben heute Redaktionsleitfäden, die gängige Regeln für verständliche und übersetzungsgerechte Dokumentation enthalten. Dennoch kann man beobachten, dass die Qualität der Dokumentation dem Standard nicht gerecht wird. Häufige Ursachen sind:

  • Die Regeln werden nicht gefunden oder nicht verstanden.
  • Der Leitfaden ist nicht auf die Arbeitsweise und den Informationsbedarf der Redaktion abgestimmt.
  • Das Regelwerk berücksichtigt nicht die Anforderungen der Zielgruppen.

Bei der Entwicklung eines Redaktionsleitfadens müssen sowohl die produktseitigen, rechtlich-normativen und unternehmensseitigen Anforderungen an die zu erstellenden Dokumentationen berücksichtigt werden, als auch die Arbeitsweisen und der Informationsbedarf der Zielgruppe. Dies berücksichtigt das Vorgehensmodell für die Entwicklung eines Redaktionsleitfadens nach Funktionsdesign®.

Am Anfang steht die ausführliche Analyse der normativen und zielgruppenbezogenen Anforderungen an die Produktdokumentation. Aus diesen Anforderungen wird der kommunikative Bedarf ermittelt: Wer benötigt welche Information und wie muss er angesprochen werden? Die Schreib- und Strukturierungsregeln werden auf den kommunikativen Bedarf begrenzt und zugeschnitten und nach ihrer kommunikativen Funktion benannt (Beispiel: "Handlungsaufforderung" fordert die Leserin und den Leser zu einer Handlung auf) und gegliedert. Die Struktur des Leitfadens folgt dem Ablauf der Inhaltserstellung in der Redaktion. Durch klare Benennungen der Regeln, Verzeichnisse und Verlinkungen bietet er gleichzeitig alternative Einstiegspunkte und sorgt so für eine optimale Unterstützung der Informationsentwickler im Redaktionsprozess.

Regelbasiertes und übersetzungsgerechtes Schreiben

Mit regelbasiertem und übersetzungsgerechtem Schreiben werden Sammlungen von Schreibregeln bezeichnet, deren Zusammenstellung einen bestimmten Fokus hat, z. B. die Prüfbarkeit von Regeln in einem Authoring- Assistance-Tool oder die Verringerung von Übersetzerrückfragen.

Solche Sammlungen können in einen umfassenden Redaktionsleitfaden für die Technische Redaktion integriert sein oder als Basisregeln unternehmensweit gelten.

Gemeinsam mit Ihnen legen wir den Fokus Ihrer Schreibregeln fest. Wir prüfen bestehende Dokumente auf bereits implizit angewendete Regeln. Für Ihre Schreibregeln nutzen wir bestehende Regelsammlungen, z. B. tekom-Leitlinie Regelbasiertes Schreiben oder Simplified English.

Durch unsere Mitarbeit an der tekom-Leitlinie Regelbasiertes Schreiben und unsere langjährige Erfahrung profitieren Sie von umfassendem Hintergrundwissen über Entstehung, Einsatzzweck und Hürden beim Einsatz von einzelnen Schreibregeln oder ganzen Regelsätzen. Sie erreichen mit Ihren Informationsprodukten eine konsistente Außenwirkung und erhöhen die Effizienz in bestimmten redaktionellen Prozessen.

Authoring-Assistance-Tools

Die Bezeichnung Authoring Assistance hat sich in der technischen Kommunikation vor allem durchgesetzt für Software, die Anwender bei der Auswahl von erwünschten Sätzen und Wörtern unterstützt.

Um ein geeignetes Authoring-Assistance-Tool auszuwählen, bestimmen wir zunächst das Einsatzgebiet des Tools. Wir wählen mit Ihnen die relevanten Regeln Ihres Redaktionsleitfadens aus oder erstellen maschinell prüfbare Regeln für Sie. Wir begleiten Toolauswahl und Implementierung der gewünschten Regeln und planen mit Ihnen den produktiven Einsatz des Tools.

Ihr Vorteil

  • Erleichterte und gesicherte Aktualisierung von Regeln
  • Integration ganzer Regelwerke in den Schreibprozess
  • Optimale Unterstützung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die nur gelegentlich schreiben

Medienkonzept

Das Medienkonzept beschreibt die optimale Umsetzung der kundenseitigen Informationsbedarfe in Informationsprodukte und Medien.

Informationsprodukte sind Zusammenstellungen von Informationen für einen bestimmten Zweck und in bestimmten Medien wie statische Texte, interaktive Inhalte, Grafiken, Konstruktionszeichnungen, Animationen und Videos und können auf Zielplattformen wie Smartphones, Tablet-PCs und Virtual Devices optimal dargestellt und benutzt werden. Technische Dokumentation wird immer seltener gedruckt. Die elektronische Erstellung und Verteilung in verschiedenen Medientypen ist die Regel. Jeder Medientyp hat eigene Vor- und Nachteile und muss entsprechend seinen eigenen Erfordernissen produziert werden. Darüber hinaus müssen die unterschiedlichen Medien optimal zusammenwirken und von Anwendern als ein schlüssiges Gesamtkonzept wahrgenommen werden.

Die medienunabhängige Strukturierungsmethode Funktionsdesign® erlaubt die präzise Abdeckung aller Informationsbedarfe in dem jeweils geeigneten Medium oder den geeigneten Medienkombinationen. Dabei knüpfen wir konsequent am Informationsbedarf der Zielgruppen an und vermeiden kostspielige Medienproduktionen am Bedarf vorbei.

Terminologiemanagement

Terminologiemanagement ermittelt, organisiert und verteilt den Wortschatz, der Ihrer Unternehmenssprache zugrunde liegt.

Dasselbe mit anderen Worten sagen – was in der Schule gelobt wurde und in der Politik üblich ist, führt im Unternehmensalltag immer wieder zu Missverständnissen und erhöhten Übersetzungskosten. Die Sammlung, Analyse und Bereinigung des bestehenden Wortschatzes bildet die Grundlage einer konsistenten Unternehmenssprache, die nicht nur Kosten reduziert und Missverständnisse vermeidet, sondern auch zu einer Wiedererkennbarkeit am Markt führt.

Weil Terminologie ein unternehmensweites Thema ist, müssen neben einem abgestimmten Grundbestand an Terminologie vor allem Verantwortungen und tragfähige Prozesse etabliert werden, die zu akzeptierten Sprachregelungen führen.

Auf Basis Ihrer bestehenden Informationen ermitteln wir den aktuell verwendeten Wortschatz. Mit Ihnen gemeinsam decken wir Synonyme und andere Uneindeutigkeiten auf und bestimmen Ihre bevorzugten Begriffe. Wir gestalten einen Prozess, mit dem Sie Ihre Terminologie ergänzen und verwalten können. Bei Bedarf schlagen wir Werkzeuge vor, mit denen Sie die Terminologie optimal in Ihrem Unternehmen nutzbar machen.

Ihr Vorteil

  • Senkung von Übersetzungskosten
  • Vermeidung von Missverständnissen in der internen und externen Kommunikation
  • Wettbewerbsvorteil durch die Verringerung von Responsezeiten im Kundenservice

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Authoring Assistance in der technischen Kommunikation

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Funktionsdesign-Broschüre

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Variante erkannt, Variante gebannt

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Standardisieren in 10 Wochen – wer sagt eigentlich, dass ein Funktionsdesign® zu entwickeln lange dauert?

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