Presales-Informationen

Hochwertige Produktinformationen für das gesamte Produktportfolio zur Verfügung stellen – spezifisch aufbereitet für immer mehr Zielgruppen und Märkte, lokalisiert in alle relevanten Zielsprachen und bereitgestellt in den erforderlichen und oft kurzen Aktualisierungszyklen – das ist die Aufgabe von Produktinformationsmanagement und das Alltagsgeschäft vieler Abteilungen für Marketing und Produktkommunikation.

Ob B2C oder B2B – Erfolgsfaktoren im Presales-Bereich sind eine schnelle Reaktion auf verändertes Kunden- und Kaufverhalten und die Weichenstellung weg von klassischen Vertriebskanälen hin zu dynamischer und persönlicher Zielgruppenansprache. Dabei gewinnt die Integration und Verzahnung dieser Kanäle zu einer umfassenden Customer Experience zunehmend an Bedeutung: Hier sind ganzheitliche Strategien und Lösungen gefragt.

Damit Sie die Weichen für Ihr Unternehmen richtig stellen können, bieten wir Ihnen aufeinander abgestimmte Beratungsbausteine für das effektive Management Ihrer Presales Informationen an. Dabei nutzen wir bewährte Methoden und Vorgehensmodelle, die wir auf Ihren Bedarf anpassen. So bekommen Sie genau die Beratung, die Sie wirklich benötigen:

  • Contentberatung
    Korrekte, aktuelle und konsistente Produktinformationen in den benötigten Strukturen und Formaten
  • Prozessberatung
    Effiziente und effektive Informationsprozesse im Unternehmen und in der Kundenkommunikation
  • Systemberatung
    Professionelle PIM-Systeme, eingebettet in Ihre Systemlandschaft

Presales-Medien: Analyse und Optimierung

Die unterschiedlichen Kommunikationszwecke und Anforderungen an Ihre Presales-Medien, z. B. Ihre Kataloge, erfordern nicht selten eine Vielzahl zielgruppengerechter Ausgabekanäle der Produktinformationen.

Im Rahmen unserer Analyse ermitteln wir Potenziale zur Verbesserung Ihrer Medien und Unterlagen und damit Ihrer Kundenansprache und ‑kommunikation. Gemeinsam leiten wir mit Ihnen erforderliche und passende Maßnahmen zur Optimierung und Qualitätssteigerung ab.

Kataloganalyse mit Problemtypologie

Die Analyse schließt den Printkatalog genauso ein wie Ihre digitalen und dynamischen Medien. Für die Analyse haben wir unsere bewährte Methode der Problemtypologie zur präzisen und klassifizierten Beurteilung der Informationsqualität um die spezifischen Anforderungen an Presales-Inhalte erweitert:

  • Nachvollziehbarer Aufbau des gesamten Produktportfolios, standardisierte Strukturen und Darstellung der Produktdaten
  • Klare Führung von der Produktsuche bis zur Bestellung, optimale Darstellung von Elementen zum Produktvergleich und zur Kaufentscheidung
  • Geeignete Bandbreite von alternativen Navigationswegen für unterschiedliche Nutzertypen (beispielsweise Searching, Browsing, Exploring, Scanning)
  • Darstellung von Produktbeziehungen, beispielsweise Ersatzteil, Zubehör. "Kombinierbar mit…"
  • Konsistente Terminologie, verständliche Sprache, Berücksichtigung von Synonymen, die von den Kunden genutzt werden
  • Funktionales Layout, zielgruppengerechter Aufbau, optimale Nutzung der Funktionalität digitaler und dynamischer Medien

Usability-Test im Labor

Ein Usability-Test gibt Aufschluss über die Erwartungen und das tatsächliche Nutzungsverhalten Ihrer Anwenderinnen und Anwendern im Umgang mit den Presales-Medien. Ein Usability-Test ist eine ideale Ergänzung zur problemtypologischen Analyse.

Weitere Informationen zu Usability-Tests finden Sie unter Informationsanalyse.

Medienneutrale Produktdatenstruktur

Die Definition einer medienneutralen Produktdatenstruktur ist das Fundament einer effektiven Datenpflege und die Grundlage für die effiziente Publikation und Verteilung Ihrer Produktinformation.

Wir analysieren Ihre Anforderungen an Datenpflege, Verarbeitung, Publikation und Verteilung Ihrer Produktinformationen und kombinieren sie mit der internen Hierarchie Ihres Produktportfolios. Ergebnis ist eine medienneutrale Produktdatenstruktur als Basis für effizientes Produktinformationsmanagement.

Zu diesem Beratungsbaustein gehören unter anderem die folgenden Schritte:

  • Definition einer optimalen Hierarchietiefe und einer effizienten, leicht zugänglichen Produktstruktur
  • Abbildung von Produktbeziehungen, beispielweise Ersatzteile, Zubehör usw.
  • Festlegung von konsistenten Merkmalen und Ausprägungen/Wertelisten
  • Medienneutrale Abdeckung von Präfixen, Toleranzen, Min-/Max-Werten, Einheiten usw.

Dabei beziehen wir Standards zur Produktklassifikation, wie beispielsweise eCl@ss oder ETIM, mit in unsere Analyse ein. Damit stellen wir sicher, dass sich Ihre Daten und Hierarchien mit einem Mapping auf die für Sie relevanten Standards abbilden lassen.

Berücksichtigung von Produktkonfiguratoren

Produktkonfiguratoren stellen besondere Anforderungen an die Granularität und Medienneutralität Ihrer Produktinformationen. Wir stellen sicher, dass Ihre Daten alle notwendigen Anforderungen erfüllen.

Produktklassifikation und Austauschformate

Ob es um die Bereitstellung Ihrer Produktinformationen für Großhändler oder Marktplattformen geht oder um die Integration von Zuliefer-Daten in Ihre Systeme und Prozesse – Standards zur Produktklassifikation und zum Datenaustausch spielen eine wichtige Rolle bei der Standardisierung Ihrer internen und externen Kommunikationsschnittstellen.

Standards zur Produktklassifikation

Produktklassifikationen erlauben eine herstellerübergreifende Zusammenfassung, Auswahl und Vergleich von Produktinformationen. Aus diesem Grund spielen sie eine entscheidende Rolle bei der Implementierung von Marktplattformen und im E-Procurement. Zu den Produktklassifikationen gehören z. B.:

  • Branchenübergreifende parametrische Klassifikationssysteme, z. B. eCl@ss, GPC
  • Branchenspezifische parametrische Klassifikationssysteme, z. B. ETIM, proficl@ss
  • Nicht-parametrische Klassifikationssysteme, z. B. UNSPSC

Wir helfen Ihnen bei der Auswahl geeigneter Klassifikationssysteme und unterstützen Sie beim Mapping Ihrer Produktstrukturen, Merkmalsleisten und Werte-/Ausprägungslisten. Wir finden die richtigen Tools und Systeme zur automatisierten Erstellung und Verteilung Ihrer klassifizierten Produktinformationen.

Standards zum Austausch von Produktinformationen

Austauschformate stellen die reibungslose Kommunikation zwischen unterschiedlichen Systemen und/oder Unternehmen sicher. Typische Anwendungsfälle sind Integration von Zuliefer-Daten, Bereitstellung von Produktinformationen an Baumärkte, Großhändler, Handwerker usw. und Beschickung von elektronischen Shopsystemen.

Elektronische Austauschformate definieren dabei nicht nur das Datei- und Speicherformat der Daten, sondern enthalten die komplette hierarchische Struktur, detaillierte Produktinformationen (z. B. Artikelstammdaten, technische Daten und Preise) und digitale Assets (z. B. Bilder und Datenblätter). Zu den Austauschformaten gehören z. B.:

  • Allgemeine Austauschformate für elektronische Produktinformationen, z. B. BMEcat
  • Austauschformate für elektronische Beschaffungssysteme / E-Procurement, beispielsweise xCBL, cXML und ebXML
  • Austauschformate für Ausschreibungsdaten, z. B. GAEB
  • Triviale Austauschformate, z. B. Kommaseparierte Listen (csv), Excel-Datenblätter

Wir helfen Ihnen den richtigen Standard für Ihre Anforderungen zu finden und unterstützen Sie bei der Integration des Standards in Ihre Prozesse, Systemlandschaft und Schnittstellen.

Analyse und Optimierung der Informationsprozesse

Effizientes Informationsmanagement muss auf einem soliden Fundament entstehen. Dieses Fundament bilden optimierte, auf Ihre Anforderungen und Ziele zugeschnittene Prozesse.

Ob im Vorfeld einer Systemauswahl oder begleitend zur Verbesserung Ihrer Content- und Produktdaten-Qualität – die Analyse und Optimierung der zugehörigen Prozesslandschaft und Schnittstellen ist ein wichtiger Baustein.

Wir bieten Ihnen alle Bausteine einer professionellen Prozessberatung für den Presales-Bereich bis zum Prozessmanagement, modular und zugeschnitten auf Ihre Anforderungen.

Beispiel Informationsprozessanalyse

Eine Informationsprozessanalyse zur Optimierung der vielfältigen Informationsflüsse und ‑schnittstellen in Ihrem Unternehmen ist ein wichtiges Element, um z. B. Aktualität und Korrektheit der Produktinformationen sicherzustellen und könnte z. B. so aussehen:

  • Anforderungsworkshop und Zielgruppen-Analyse
  • Analyse und Modellierung der Ist-Prozesse, Informationsflüsse und relevanter Schnittstellen
  • Bewertung, Gewichtung und Qualifizierung von Verbesserungspotentialen nach ihrem Einfluss auf Kosten, Zeit und Qualität
  • Ableitung konkreter Maßnahmen zur Optimierung der Prozesse, Kosten-/Nutzen-Betrachtung und Umsetzungsstrategie

Weiterführende Informationen zu unserem umfassenden Portfolio im Bereich Prozessberatung finden Sie unter Prozessberatung.

Systemstrategie

Um sich in der großen Zahl möglicher Systeme zurechtzufinden, ist eine klare Strategie sehr hilfreich. Bei der Systemstrategie geht es noch nicht um die Auswahl eines konkreten Systems, sondern um eine gemeinsame Sicht aller Stakeholder.

Wir erarbeiten mit Ihnen eine Systemstrategie, die alle notwendigen Systembausteine und Schnittstellen beinhaltet und Ihre bestehende Infrastruktur und entsprechenden Prozesse berücksichtigt, z. B.:

  • Produktinformationsmanagement / Product Information Management Systeme / PIM
  • Stammdatenverwaltung / Master Data Management Systeme / MDM
  • Medienverwaltung / Media Asset Management Systeme / MAM
  • Übersetzungsmanagement / Translation Memory Systeme / TMS
  • Medienübergreifende Publikation / Cross Media Publishing Systeme / CMP
  • Arbeitsabläufe / Workflow Management Systeme / WflMS

Je nach Ausrichtung und Positionierung übernehmen am Markt erhältliche Systeme eine oder mehrere der genannten Aufgaben. Fehlende Funktionen können durch Customizing und spezifische Erweiterungen oder die Integration spezialisierter Systeme, wie z. B. elektronische Shopsysteme, Produkt-Konfiguratoren oder Content Delivery Plattformen, ergänzt werden.

Die Systemstrategie bezieht bereits in der Planungs- und Entscheidungsphase die Anforderungen aller Stakeholder und betroffenen Abteilungen ein und bringt die vielfältigen Anforderungen aus unterschiedlichen Aufgabenbereichen mit den technischen Möglichkeiten unter einen Hut. Die Systemstrategie ist damit ein wertvoller Schritt zur Auswahl konkreter Systeme und bildet eine solide Basis für nachhaltige und zukunftssichere Entscheidungen.

Systemauswahl

Parallel zur Optimierung der Prozesse kann die Einführung geeigneter datenbankgestützter Systeme die Effizienz im Informationsmanagement erheblich steigern. Oft sind die Aufgabenstellungen so komplex, dass sie ohne Systemunterstützung nicht bewältigt werden können.

Die vielfältigen Vorteile von elektronischen Systemen für das Informationsmanagement liegen auf der Hand, z. B.:

  • Steigerung der Daten-Qualität, ‑Aktualität und ‑Validität durch zentrale, konsistente Datenhaltung, "Single Point of Information"
  • Prozess-Vereinfachung durch definierte Schnittstellen, Workflowunterstützung, Integration aller Unternehmensbereiche und ein klares Rollen- und Rechtekonzept
  • Effizienz durch automatisierte Aufbereitung, Bereitstellung und Verteilung von Produktinformationen für beliebige Zielgruppen, Märkte, Medienkanäle, Formate 

Dem steht der oft erhebliche Aufwand für die Systemauswahl und -einführung gegenüber. Mit Hilfe klar formulierter Anforderungen auf einem sinnvollen Detaillierungsgrad stellen wir sicher, dass Sie eine tragfähige Systementscheidung treffen können.

Anforderungsgetriebene Systemauswahl

Im ersten Schritt analysieren wir Ihre Ziele und Anforderungen und erstellen einen gewichteten Katalog aller relevanten Anforderungen (Requirements Specification), der auch mögliche zukünftige Erweiterungen einbezieht.

Dabei berücksichtigen wir unter anderem die folgenden typischen systemrelevanten Einflussfaktoren für das effiziente Management von Produktinformationen:

  • Import- und Export-Schnittstellen zu anderen System, z. B. für die automatische Übernahme von Stammdaten aus Ihrem ERP- oder MDM-System
  • Media Asset Management zur Verwaltung von Bildern, Videos, CAD-Daten und weiteren Medien
  • Produktklassifikationen, z. B. ETIM, eCl@ss, proficl@ss, UNSPSC
  • Elektronische Datenaustauschformate, z. B. BMEcat, GAEB
  • Übersetzung und Lokalisierung über Translation Memory Systeme (TMS), Integration von Terminologie- und Computer-Linguistischen Systemen
  • Transformation und Publikation in zielgruppenspezifische Medienkanäle, z. B. klassische Kataloge, Shopsysteme, Marktplattformen, Produkt-Konfiguratoren
  • Digitale Bereitstellung und Verteilung der Produktinformation, z. B. Content Delivery Plattformen, Mobile Devices, Soziale Netzwerke

Im Rahmen einer Ausschreibung bewerten wir am Markt verfügbare Lösungen und wählen gemeinsam mit Ihnen 3-6 Systeme aus (Short List), die für den Einsatz in Ihrem Unternehmen in Frage kommen.

Von der Analyse zur Entscheidungsmatrix

Im zweiten Schritt entwickeln wir aus Ihren Anforderungen ausführliche Use-Cases, die typische Arbeitsabläufe zur Recherche, Pflege, Im- und Export, Verarbeitung, Freigabe, Übersetzung, Publikation und Verteilung Ihrer Informationen wiederspiegeln.

Die Use-Cases bilden die Basis für die Präsentation der Systemanbieter. So stellen wir sicher, dass Sie bereits vor der Entscheidung für ein System beurteilen können, wie eine Lösung in der Praxis mit Ihren konkreten Arbeitsabläufen aussehen könnte.

Im Anschluss an die Systempräsentation finden wir gemeinsam mit Ihnen das optimale System für Ihre Aufgabenstellung und berücksichtigen dabei unter anderem die folgenden Faktoren:

  • Bewertungen der Systeme hinsichtlich Zielerreichung und Zukunftssicherheit
  • Zeit- und Ressourcenaufwand für Implementierung, Customizing und Rollout
  • Kostenbetrachtungen, Lizenz-, Wartungs- und Betriebskosten, Total Cost of Ownership
  • Zeitplan für die Systemeinführung inkl. Aufwands- und Personalschätzung

Systemeinführung und Rollout

Nach der Auswahl eines passenden Systems steht die eigentliche Implementierung und Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen an. Spätestens hier zahlt es sich aus, wenn im Vorfeld die Anforderungen sauber und detailliert festgelegt wurden, denn nur aus klaren Anforderungen können detaillierte Pflichten des Systemherstellers und eine Testspezifikation für die Systemabnahme abgeleitet werden.

Die klare Kommunikation zwischen Ihnen und den Systemhersteller ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Wir verstehen uns dabei auch als "Dolmetscher" zwischen Ihren Stakeholdern und Anforderungen einerseits und der Sprache der Systemhersteller andererseits.

Unterstützung Projektmanagement

Bei der Systemeinführung und ‑implementierung stehen wir Ihnen mit einem bedarfsangepassten Projektmanagement zur Seite – von der punktuellen Unterstützung beispielsweise bei der Systemabnahme, bis zur kontinuierlichen Überwachung und Steuerung des gesamten Prozesses. Zu den Unterstützungsleistungen gehören z. B.:

  • Reporting, Termin- und Kostenüberwachung an der Kommunikationsschnittstelle zwischen Ihnen und dem Systemhersteller
  • Prüfung und Abnahme des Pflichtenhefts des Systemherstellers
  • Professionelles Change-Request-Management, um flexibel auf Änderungen und Abweichungen im Projektverlauf zu reagieren
  • Definition der Abnahmekriterien, Durchführung des Systemtests und der Systemabnahme auf Basis der definierten Use-Cases und Anforderungen

Unterstützung Datenmigration

Eine wichtige Aufgabe nach Abschluss der Implementierung ist die effiziente Übernahme Ihrer Bestandsdaten in die neue Systemarchitektur. Dazu gehören folgende Schritte:

  • Definition einer medienneutralen Produktdatenstruktur als Basis der Datenpflege
  • Spezifikation der Datenübernahme: manuell, halbautomatisch oder, falls möglich, vollautomatisiert
  • Erstellung von Mengengerüsten, Aufwands- und Personalschätzung
  • Auswahl und Begleitung von Pilotprojekten

Unterstützung Schulung

Damit sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der neuen Systemlandschaft schnell heimisch fühlen, helfen wir Ihnen Ihr System erfolgreich in Ihrem Unternehmen, Niederlassungen oder Landesgesellschaften auszurollen. Dabei arbeiten wir auch in enger Abstimmung mit dem Systemhersteller zusammen.

Auf diese Weise können fundierte und detaillierte Systemkenntnisse mit Ihren spezifischen Informationsstrukturen, konkreten Beispielen, Prozesse und Use-Cases zusammen praxisnah vermittelt werden. Dadurch wird das Wissen schneller wirksam und die geschulten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schneller produktiv. Wir bieten Ihnen unter anderem:

  • Erstellung des Schulungskonzepts und der Schulungsmedien
  • Durchführung oder Begleitung/Betreuung von Anwenderschulungen
  • Follow-Up Schulungen, Train-the-Trainer- und Multiplikatoren-Konzepte

Kennzahlen zur Beurteilung Ihrer Datenqualität

Die Qualität Ihrer Pre-Sales Unterlagen und Medien steht und fällt mit der Qualität der zugrundeliegenden Produktdaten. Wir machen diese Qualität messbar und helfen Ihnen bei der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Produktdaten und ‑informationen.

Die Qualität von Produktdaten lässt sich nur als Zusammenspiel einer Vielzahl von Parametern beurteilen. Wir definieren gemeinsam mit Ihnen geeignete Kennzahlen zur Beurteilung, z. B.:

  • Aktualität, Korrektheit, Validität der Daten
  • Eindeutigkeit, Vollständigkeit, Redundanzfreiheit der Daten
  • Konsistenz der Daten innerhalb unterschiedlicher Produktgruppen oder Medienkanäle
  • Anzahl der Merkmale und Ausprägungen/Werte, "Fragmentierung" der Datenpflege im Laufe der Zeit
  • Korrektes Datenformat, Medienneutralität von Präfixen, Toleranzen, Min-/Max-Werten, Einheiten
  • Rechtschreibung, Stil, Verständlichkeit der Daten