Informationsanalyse

Eine Informationsanalyse beschreibt den Status quo und deckt Schwachstellen und Haftungsrisiken in Informationen auf. Anhand konkreter Empfehlungen können Maßnahmen geplant und umgesetzt werden.

Fertige Dokumente werfen die Frage auf, ob die relevanten Anforderungen erfüllt sind: 

  • Erfüllen die produktbegleitenden Anleitungen die relevanten Normen und Gesetze?
  • Können die Service-Dokumentationen reduziert werden, um die Service-Arbeiten effizienter zu gestalten und Übersetzungskosten zu reduzieren?
  • Sind Terminologie und Navigation im Katalog geeignet, um Kunden schnell zu den gesuchten Produktinformationen zu führen?
  • Sind E-Learning-Inhalte lernwirksam aufgebaut?
  • Ist die Verwendung des Produktkonfigurators verständlich?

Die Informationsanalyse ermittelt die Rechtskonformität, beurteilt die Informationsqualität Ihrer Informationsprodukte im Gesamtüberblick oder zu einzelnen Aspekten wie Kürzungspotenziale, ökonomische Erstellung u. a.

Wir stellen Ihnen auf dieser Grundlage geeignete Maßnahmen zur Optimierung zur Verfügung. Gemeinsam legen wir den Fokus der Analyse fest. Abhängig davon wählen wir das Analysemittel:

  • Prüfung mit Anforderungskatalog
  • Expertenanalyse
  • Computerlinguistisch unterstützte Analyse
  • Zielgruppenanalyse
  • Usability Testing

Bei Bedarf kombinieren wir die Analysemittel. Die Ergebnisse der Prüfungen fassen wir in einem Technischen Bericht zusammen. Zu einer aussagekräftigen Auswahl an Problemstellen schlagen wir exemplarische Optimierungen vor: Etwa zur besseren Formulierung und Gestaltung der Informationen.

So gewinnen Sie eine klare Sicht auf die Qualität Ihrer Information. Auf dieser Basis können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, die Qualität Ihrer Dokumente zu optimieren.

Prüfung nach Anforderungskatalog

Ein Anforderungskatalog berücksichtigt die relevanten Normen und Gesetze. Er wird mit den Informationen abgeglichen und listet Mängel auf.

Wir bewerten Ihre Dokumente anhand von Anforderungskatalogen, welche die für Ihr Unternehmen relevanten normativen und gesetzlichen Anforderungen zusammenfassen. Bei Bedarf werden die Normen und rechtlichen Anforderungen im Vorfeld recherchiert und beschafft.  Die ermittelten Mängel erfassen wir übersichtlich in einer Mängelliste. Diese enthält Angaben zu den Textstellen, Bezug zur Prüfgrundlage (Gesetz, Norm) und Hinweise zur Verbesserung. Wir klassifizieren die Mängel und fassen die wesentlichen Aussagen schriftlich zusammen. Mit der Bewertung anhand eines Anforderungskatalogs erhalten Sie vor allem Hinweise zur Vollständigkeit Ihrer Informationen aus normativer bzw. rechtlicher Sicht.

Expertenanalyse

Die Expertenanalyse ermittelt die Optimierungspotenziale Ihrer Dokumente.

Wir ermitteln und beschreiben die Potenziale, um Ihre Dokumente qualitativ zu verbessern. Zu jedem Potenzial stellen wir qualitativ dar: Nutzen, Kosten, Risiken und insbesondere die möglichen Rechtsfolgen.

Unsere Expertenanalyse bietet Ihnen einen Überblick über die Schwachstellen Ihrer Informationen. Dabei werden Aspekte der Rechtskonformität genauso berücksichtigt wie die Frage, ob die Informationen ökonomisch erstellt sowie konsistent formuliert und gestaltet wurden. Die Expertenanalyse basiert auf unserer jahrelangen Erfahrung und führt schnell und effizient zu Ergebnissen.

Computerlinguistisch unterstützte Analyse

Große Textmengen werden mit einer speziellen Software auf Sprachregeln geprüft.

Computerlinguistisch werden Texte auf Fehler geprüft in Rechtschreibung, Grammatik, Terminologie und Einhaltung von Sprachregeln. In die Prüfung fließen Regeln ein, die unter unserer Mitwirkung in der aktuellen tekom-Leitlinie für regelbasiertes Schreiben im Jahr 2012 veröffentlicht wurden.

Mit einer computerlinguistisch unterstützten Prüfung erhalten Sie schnell einen guten Überblick über die sprachliche Qualität großer Dokumentmengen.

Zielgruppenanalyse

Eine Zielgruppenanalyse – fokussiert auf die Technische Dokumentation – liefert fundierte Kenntnisse über den Informationsbedarf der Anwendergruppen und das Arbeitsumfeld beim Umgang mit dem Produkt.

Kann man die vorhandene Technische Dokumentation kürzen? Muss man die komplette Produktinformation drucken? Kann oder sollte man Teile davon auf anderen Wegen publizieren? Genügt eine Bildanleitung oder Film?

Um diese meist ökonomisch getriebenen Fragen zu beantworten, sind Kenntnisse über die Anwendergruppen eines Produkts erforderlich. Fundierte Kenntnisse über die Anwendergruppen sind im Unternehmen häufig vorhanden, aber selten explizit und systematisiert. Der Vertrieb pflegt ganz natürlich einen engen Kontakt zu den Kunden, die Trainerinnen und Trainer sind regelmäßig im Dialog mit Servicemitarbeiterinnen und -mitarbeitern – jeder entwickelt dabei seine eigene Strategie, um den Bedarf seiner Zielgruppe zu decken.

Wir recherchieren bestehende Aufzeichnungen zu Zielgruppen und sammeln in gezielten Interviews das im Unternehmen vorhandene Wissen über Anwendergruppen. Wir nutzen die Gespräche mit den internen Know-how-Trägern parallel für eine Tätigkeitsanalyse (Welche Anwendergruppe führt welche Tätigkeiten aus?). Vorhandenes Wissen wird auf diese Weise genutzt und häufig erstmalig transparent gemacht – frei nach dem Motto: Wenn das Unternehmen wüsste, was das Unternehmen weiß, wüsste das Unternehmen viel.

Übrigens: Die Zielgruppenanalyse ist eine zentrale Anforderung der IEC 82079-1 "Erstellen von Anleitungen".

Usability Testing

Usability gewährleistet, dass Produkte und Dokumente einfach zu gebrauchen sind. Tests decken Schwächen in der Benutzerfreundlichkeit und Verständlichkeit auf.

Sie planen Änderungen an Ihren Dokumenten und benötigen belastbare Informationen, um eine Entscheidung für mehr Gebrauchstauglichkeit zu treffen. Ein Usability-Test gibt Aufschluss über die Erwartungen und das Nutzungsverhalten der Anwenderinnen und Anwender. Aus diesen Erkenntnissen lassen sich Maßnahmen für die Gestaltung ableiten.

Wir analysieren Ihre Informationsprodukte und Produkte auf ihre Benutzerfreundlichkeit hin und spüren mögliche Schwachstellen auf, beispielsweise:

  •  Anleitungen
  • Produktkataloge und Ersatzteilkataloge
  • Software und Bedienoberflächen
  • Geräte und Maschinen
  • E-Learnings

Im Rahmen einer vorgeschalteten Expertenanalyse bilden wir Hypothesen über das Nutzungsverhalten und arbeiten die Aufgabenstellung für den Test aus. Gemeinsam mit Ihnen wählen wir die Testpersonen aus und führen den Usability Test durch. Wir arbeiten dabei mit dem Usability Competence Center (UCC) der Hochschule Furtwangen University zusammen und nutzen ein exzellent ausgestattetes Usability-Labor mit hochauflösender Kameratechnik, modernste Eye-Tracking-Geräte zur Aufzeichnung von Blickbewegungen der Anwenderin oder des Anwenders, oder auch die mobile Testausrüstung. Bei der Nachbesprechung des Usability Tests stellen wir die Testergebnisse mit ausführlichen und ganz konkreten Maßnahmenempfehlungen vor.

Ihr Vorteil

  • Verlässliche Aussagen über die Gebrauchstauglichkeit der Dokumente
  • Testergebnisse auf deren Basis fundierte Entscheidungen über die Weiterentwicklung der Dokumente getroffen werden können
  • Geringer Aufwand im Vergleich zu anderen Verfahren